**Parlons un peu boulot et méthodes de travail. Car en dehors de la mode de l’open-space (qui est remis en cause par de nouvelles études), la mode est aux réunions à distance, via les outils de communication installés sur les PC. **

Avant, lorsque tu apprenais à conduire une réunion (et même maintenant), on te parlait regard, voix, attitude, gestion des perturbateurs, structures des documents. On te disait de faire couper les téléphones, fermer les PC. Autant de choses qu’on peut jeter à la poubelle dans un cas nouveau : Les réunions à distance ou visioconférences. C’est pratique dans les grandes entreprises réparties sur plusieurs sites, on peut réunir tout le monde grâce aux caméras installées sur les PC, aux micros ou “pieuvres” de la salle, avec des documents que l’on met en partage à travers le réseau, ou même des “tableaux blancs”. Plus besoin de payer de longs déplacements aux employés, cadres, avec les risques d’accidents, pour une réunion de une à deux heures. Sur le papier, tout est positif dans cette évolution. Mais c’était sans compter sur un facteur : l’humain et son manque de discipline.

Car ici, puisque tout passe par un ordinateur, difficile de dire à quelqu’un de le couper, même s’il se trouve dans la même salle. Oui, je suis de ceux qui demandent une attention de tous les instants dans mes présentations, aussi haut soit-il en hiérarchie par rapport à moi. Mais là…‘on voit untel prendre des notes, une-telle rédiger ses mails, ou surfer sur un tout autre sujet. Tout le monde se retrouve distrait, ne participe pas vraiment et il ne restera d’actif que la personne motivée par le sujet. Car n’oublions pas que beaucoup de réunions sont polluées par des gens n’y ayant rien à faire.(là encore, je limite toujours le nombre dans mes invitations, même et surtout en formation). L’avantage reste aussi à ceux qui ont la supériorité du nombre dans une des salles de cette réunion à distance. On accentue encore plus l’effet de clan par ce type de réunion où l’on ressent les guerres de chapelles, de sites… De ce fait, il est illusoire d’avoir un animateur de site qui va répartir la parole, en étant aussi neutre que possible pour que chacun s’exprime. Ce rôle est quasi-absent dans les réunions en ligne, à moins de tomber sur une personne un peu plus chevronnée. Et puis vient aussi le problème du compte rendu. Il est parfois fait en même temps que la réunion, ce qui ralentit le rythme et pousse aussi à cette “non décision” fatale. Voir une conclusion écrite est parfois anxiogène chez les responsables qui n’osent trancher à ce moment, alors qu’oralement on aurait pu tirer un consensus.

Même dans cette pub, on voit deux personnes qui pensent à autre chose que la réunion.

Dans tout ce processus, il subsiste aussi des dangers techniques qui tiennent aux outils. Bienvenue dans le monde merveilleux des multinationales de l’informatique. Je connais par exemple un sous-traitant qui fait ses réunions par Skype, un produit Microsoft donc avec tout ce que cela suppose en terme de fuite des données. Si l’utilisation du VPN se démocratise, encore faut-il savoir où transitent les données et les noeuds du réseaux sont parfois de jolies passoires à données. Skype dispose d’une fonction qui détecte les “bruits forts” et cède la parole selon les prouesses d’une Intelligence artificielle. Ca fait froid dans le dos pour la gestion du dialogue. Mais on a aussi d’autres produits dérivés qui ont plusieurs utilités. Ainsi Microsoft propose Lync dont on sait les possibilités en espionnage des employés. IBM a le sien avec Sametime et j’en passe. On trouve évidemment peu de solutions libres et autohébergées par les entreprises. Je vois quand même des logiciels de VNC (Virtual Network Computing ou prise de contrôle à distance) qui le sont et ça rassure quand même. Mais alors pourquoi ne pas continuer la démarche pour le reste ?

Comme on l’a vu récemment avec l’affaire de la mairie de Munich, le choix d’un logiciel tient à peu de chose. Quand je débutais, je me suis fait imposer un logiciel dans une réunion, justement. J’étais le seul à avoir émis des réserves mais elles n’ont pas été notées. Plus tard j’ai appris les liens entre le patron de l’entreprise et certains des décideurs et moi, tout jeune embauché, sans soutien hiérarchique, j’allais au casse-pipe. Aujourd’hui, la réunion se serait faite à distance et le résultat aurait été plus rapide, pire, même si j’avais eu la bonne idée d’être dans la bonne salle, celle des décideurs et pas des consultés. On peut me dire que cela tient plus au comportement et la culture d’entreprise qu’à l’outil. Sans doute surtout que le comportement français s’accommode mal de tout cela. Pour obtenir un résultat rapide, efficace, il faut “animer” sans relâcher son attention et vite recadrer.

Alors c’est vrai, tout ça fait gagner de l’argent dans les indicateurs comptables qui éclipsent toutes les réalités. Mais cela accentue de fait un management plus dictatorial, une “réunionite” aigüe encore plus présente avec le tempérament latin des français et leurs spécificités linguistiques. Dans des entreprises mondiales, on fait des réunions avec l’autre bout du monde, sans se connaître vraiment donc sans se comprendre véritablement dans nos complexités culturelles. La technique fait oublier l’humain, pourtant si important dans ces moments. J’ai pratiqué déjà cela avec la Chine où se trouvaient des correspondants français et chinois et il en est rarement ressorti quelque chose, par la faute de l’impréparation d’un des deux interlocuteurs, ce qui tient aussi au décalage horaire. Et puis, un jour peut-être, on nous demandera de “liker” des décisions sur des questionnaires à choix multiples.(on vient de lancer un “réseau social” d’entreprise dans ma boite, made by microsoft…)

allez, soyez bien sage :

En video :